Arsip Tak Boleh Jadi Bungkus Kacang

KANALKALIMANTAN.COM, BANJARBARU – Arsip dokumen fisik yang terus menumpuk akhirnya akan banyak memakan tempat. Terkadang ada beberapa lembaga/kantor yang menyiasati arsip habis masa retensi dengan dijual sehingga memperoleh keuntungan. Tetapi, apakah arsip boleh dijual?

Menjual arsip, umumnya dalam bentuk kertas, kepada pengepul dapat memberikan keuntungan. “Tidak boleh arsip dijadikan bungkus kacang,” tegas Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kalimantan Selatan (Kalsel) Dra Hj Nurliani MAP, saat acara pemusnahaan arsip tahun 2024, di Depo Arsip Pemprov Kalsel, Selasa (17/12/2024) pagi.

“Tindakan menjual arsip itu dilarang? Bahkan bisa dikenai sanksi pidana,” tegas Kadispersip Kalsel.

Pengelolaan arsip memiliki aturan yang telah ditetapkan pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Selain itu juga terdapat dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.

Baca juga: Muhidin Gubernur Kalsel Definitif, 7 Februari 2025 Kembali Dilantik

Nah, pada peraturan dan UU tersebut telah diatur bagaimana prosedur pengarsipan umum yang wajib diberlakukan di Indonesia. Mulai dari penerbitan penciptaan arsip, pengelolaan dan pemeliharaan, penyusutan volume arsip dengan cara dimusnahkan.

“Jadi, jika dokumen arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna telah menumpuk dan ingin dibuang, jangan dijual. Karena prosedurnya adalah dimusnahkan,” tandas Kadispersip Kalsel.

Di penghujung tahun 2024, Dispersip Kalsel memusnahkan arsip habis masa retensi dari tiga instansi. Badan Koordinasi Penyuluhan (Pertanian Perikanan dan Kelautan) Provinsi Kalsel sebnyak 1.901 berkas kurun waktu tahun 2004-2019, Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Kalsel sebanyak 472 berkas kurun waktu 1966-2001, dan RSUD Dr HM Ansyari Saleh Provinsi Kalsel sebanyak 514 berkas kurun waktu 1982-2007.

Baca juga: Tinggal Seorang Diri, Diana Didapati Tak Bernyawa di Kamar

“Total arsip yang kita musnahkan hari ini dari tiga SKPD pembuat sebanyak 2.077 berkas dengan kurun waktu 1966 hingga 2019,” sebut Kepala Bidang Pengelolaan Kearsipan Dispersip Kalsel, Wildan Akhyar SE MS.

Mengapa Arsip Tidak Boleh Dijual?

Coba perhatikan kertas yang digunakan untuk membungkus gorengan atau bungkus kacang. Nah, tak jarang bukan menemukan bungkus tersebut merupakan dokumen-dokumen resmi yang memiliki informasi penting dan bersifat pribadi.

Inilah dampak yang ditimbulkan dari menjual arsip yang sudah habis masa retensi. Penyebarannya tidak bisa dipantau dan dikendalikan. “Ditakutkan arsip-arsip kadaluarsa yang dijual malah disalahgunakan oleh pihak-pihak tidak bertanggung jawab,” kata Kadispersip Kalsel

Apalagi jika arsip tersebut merupakan dokumen negara, kejadian seperti ini akan melibatkan polisi dan akan dilakukan pengusutan. “Dan ujung-ujungnya, pelaku akan diberikan sanksi administratif berupa denda yang cukup besar,” jelas Nurliani yang akan mengakhiri masa menjadi abdi negara pada Februari 2025 mendatang.

“Karena arsip tidak boleh dijual, penting untuk kita mengetahui bagaimana cara memusnahkan arsip yang baik dan benar sesuai dengan SOP yang berlaku,” pungkasnya.

Baca juga: Kota Banjarbaru Terima Dump Truck Penghargaan Adipura 2023

Memusnahkan Arsip

Menurut Kabid Pengelolaan Kearsipan Dispersip Kalsel, arsip harus dimusnahkan, bahkan merupakan tahap akhir dari pengelolaan arsip yang telah ditentukan oleh pemerintah. Adapun memusnahkan arsip tidak bisa dilakukan secara sembarangan.

Terdapat tahapan-tahapan yang harus dilakukan sebelum arsip benar-benar akan dimusnahkan. Berikut tahapan-tahapannya:

• Pemeriksaan, apakah arsip tersebut sudah habis masa penyimpanan dan nilai gunanya. Tahapan pemeriksaan ini dilakukan sesuai dengan JRA (Jadwal Retensi Arsip).
• Arsip atau dokumen yang akan dimusnahkan wajib dicatat informasinya, meliputi nomor, jenis dokumen arsip, tahun, jumlah, tingkat perkembangan dokumen arsip, dan keterangan informasi arsip.
• Membentuk panitia pemusnahan arsip, agar pemusnahan dokumen arsip wajib dilakukan melalui langkah prosedur yang benar.
• Penilaian, pihak panitia melakukan tahap penilaian terhadap arsip atau dokumen yang akan dimusnahkan.
• Pelaksanaan tahap pemusnahan dokumen/arsip.
• Pembuatan/penulisan terkait berita acara pemusnahan arsip.

“Itulah langkah dan tahapan yang wajib dilalui sebelum melakukan pemusnahan arsip. Berapa tahun arsip boleh dimusnahkan? Pemusnahan arsip harus dilakukan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang telah ditetapkan,” jelasnya.

Baca juga: Atasi Persimpangan Tak Beraturan, APILL LIK Liang Anggang Siap Beroperasi

Arsip yang sering dimusnahkan umumnya yang berjenis kronologikal arsip, yang berisi informasi terkait tanggal, bulan, dan tahun untuk keperluan administratif. “Karena umumnya arsip jenis ini cepat kadaluarsa sehingga sudah habis nilai gunanya,” pungkasnya.

Data arsip yang sudah dimusnahkan Dispersip Kalsel dari tahun 2018 hingga 2024 :

2018 dimusnahkan 294 berkas milik Inspektorat  Prov Dati 1 Kalsel kurun waktu arsip 1992-2001.

2019 pemusnahan 870 berkas, Biro Keuangan Setwilda TK 1 Kalsel kurun waktu 1963-2005.

2020 dilakukan dua kali pemusnahaan arsip pada bulan April sebanyak 26.585 berkas milik Biro Kepegawaian Setwilda Tk 1 Kalsel kurun waktu1973-1987. Kemudian pada bulan November pemusnahan 21.487 berkas kurun waktu 1967-2005 milik enam instansi di lingkungan Pemprov Kalsel.

Kemudian Dispersip Kalsel pada tahun 2021 kembali melakukan pemusnahan arsip sebanyak 7.026 dari lima SKPD pembuatan arsip untuk kurun waktu 1971 hingga 2005.

Tahun 2022 sebanyak 3.090 berkas dimusnahkan milik tiga instansi di lingkungan Pemprov Kalsel untuk kurun waktu 1960-2009.

Baca juga: Dispersip Kalsel-LPKA Martapura Kerja Sama Layanan Perpustakaan Keling dan Penyediaan Bahan Baca

Pada tahun 2023 pemusnahan arsip milik empat instansi sebanyak 2.174 berkas kutun waktu 1980-2015.

Terakhir pemusnahakan arsip mili tiga SKPD pembuat sebanyak 2.077 berkas dengan kurun waktu 1966-2019. (Kanalkalimantan.com/kk)

Reporter: kk
Editor: bie