Ditanya Apa Hasil Kerja 10-20 Tahun, Jawabannya Arsip!

BANJARBARU, Selama ini keberadaan arsip masih dipandang sebelah mata oleh sebagian masyarakat termasuk organisasi perangkat daerah (OPD) di lingkungan pemerintahan. Padahal keberadaan arsip sangat penting sebagai bukti otentik pertanggung jawaban sebuah pekerjaan.

“Ketika ditanya apa hasil kerja anda di pemerintahan 10 atau 20 tahun terakhir ini, mana hasilnya, apa jawaban anda?, jawabannya adalah arsip. Mulai Gubernur, kepala dinas, kepala bagian, hingga pegawai terbawah sekalipun bisa perlihatkan arsip anda yang terkelola dengan baik dan tersimpan rapi sebagai bukti pekerjaan,” ujar Rudi Anton SH MH, Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan ANRI saat menjadi nara sumber rapat koordinasi kearsipan internal tahun 2019 Pemprov Kalsel di hotel Rodhita, Kamis (21/3/2019).

Pun, ketika melakukan pengawasan, semisal ketika ingin mencari hasil pekerjaan 2 atau 3 tahun yang lewat, tinggal mencari di file arsip, baik itu arsip hardcopy maupun arsip softcopy. “Tinggal tunjukan file arsip nomor berapa, klasifikasi arsip apa, buka di arsip, dapatlah bukti otentik hasil pekerjaan itu. Itu yang ingin kita kejar di semua instansi pemerintah daerah,” beber Rudi.

Masih menurut Rudi Anton, arsip mempunyai peran sangat penting dalam proses pembangunan suatu daerah, karena keberadaan arsip merupakan bukti penting juga sebagai bukti hukum dalam pengawasan pembangunan yang dilaksanakan pemerintah.

Disamping itu keberadaan arsip bisa menjadi sember data untuk penelitian yang dilakukan para akademisi.

“Banyak lembaga yang belum menyusun empat pilar pengelolaan arsip dinamis, yakni tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip,” kata Rudi.

Lemahnya pengelolaan kearsipan juga disebabkan oleh masalah sumber daya manusia yang kurang optimal. Sarana dan prasarana juga tidak memenuhi standar. Sebab, disebutkan sarana utama, yakni depot arsip statis, bahkan tidak tersedia di provinsi.

Sementara itu Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kalsel Dra Hj Nurliani Dardie mengakui, kondisi kearsipan hampir semua organisasi perangkat daerah di bawah Pemprov Kalsel sampai saat ini masih belum sesuai dengan peran dan fungsinya. Kesadaran pengarsipan dokumen-dokumen dari pemerintah daerah masih tergolong rendah.

“Masih terabaikannya pengelolaan arsip yang sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan masih menjadi momok permasalahan kearsipan. Oleh karenannya, guna mewujudkan budaya tertib arsip dan penyelenggaraan kearsipan nasional berjalan secara optimal dibutuhkan pengawasan kearsipan untuk mengawal dan mengawasi penyelenggaraan kearsipan,” bebernya.

Pengawasn kearsipan mendorong pencipta arsip dan lembaga kearsipan untuk penyeleggaraan kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan dan sesuai peraturan perundang-undangan kearsipan. “Melalui rakor pengawasan internal kearsipan ini, diharapkan dapat mewujudkan yang benar,” pungkasnya. (bie)