Hindari Arsip Menumpuk, Dispersip Kalsel Gelar Sosialisasi JRA

BANJARBARU, Guna menyelenggarakan pengelolaan arsip, Pemprov Kalsel dan Pemkab/Pemko diwajibkan memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA). Bagi yang belum tahu, JRA merupakan daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip apakah arsip tersebut perlu dimusnahkan, dinilai kembali atau akan dipermanenkan.

Sehingga, nantinya JRA akan menjadi pedoman oleh pengelolaan arsip pada lembaga pencipta arsip dalam melakukan penyusutan dan penyelamatan arsip.

Atas dasar itu, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Provinsi Kalimantan Selatan menggelar sosialisasi Jadwal Retensi Arsip se Provinsi Kalsel, di Hotel Roditha, Banjarbaru, Senin (18/11).

Kepala Dispersip Kalsel Hj Nurliani, mengatakan kewajiban memiliki JRA ini juga telah diatur berdasarkan Undang-Undang No 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah No 28 tahun 2012 tentang pelaksanaanya.

“Dalam kewajiban memiliki JRA, Pemrpov maupun Pemerintah Kabupaten Kota sebagai pencipta arsip juga harus memiliki pedoman naskah dinas, klasifikasi arsip serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip sebagai satu rangkaian kegiatan penyelenggaraan kearsipan pada pencipta arsip,” katanya.

Adapun peserta yang hadir dalam kegiatan sosisalisasi kurang lebih 255 orang berasal dari SKPD Pemerintah, SMA/SMK, BUMD dan Universitas serta Partai Politik. Dispersip Prov Kalsel juga turun menghadirkan narasumber yang berasal dari Arisparis Madya Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Dra Maulida Abdiyana.

Kepala Dispersip Prov Kalsel, menjelaskan dalam penyusunan JRA ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, seperti halnya kepentingan pencipta arsip itu sendiri dalam menjamin akuntabilitas pelaksanaan kegiatannya.

“Artinya lembaga pencipta arsip harus menentukan sendiri, seberapa lama sebenarnya ia harus menyimpan arsipnya saat arsip tersebut dalam keadaan dinamis dan dapat digunakan secara berkelanjutan dalam menjalankan roda organisasi,” lanjutnya.

Selain itu, pencipta arsip juga perlu perlu memperhatikan kepentingan masyarakat, bangsa dan negara. Dalam hal ini, lembaga pencipta arsip selain menentukan, juga harus memperhitungkan adanya arsip yang memiliki nilai kesejarahan, arsip yang menjadi representasi atas keberdaaan lembaga pencipta arsip, yang perlu disimpan secara permanen, dan di kemudian hari dapat dipergunakan oleh masyarakat untuk kepentingan generasi mendatang. Arsip yang diputuskan untuk dipermanenkan tersebut nantinya disebut sebagai arsip statis.

Arisparis Madya ANRI, Dra Maulida Abdiyana mengatakan sosialisasi ini perlu dilakukan agar SKPD dapat menerapkan JRA dengan tepat. Pasalnya, kendala selama ini pengelola arsip banyak yang tidak memahami JRA sehingga arsip bisa menumpuk sangat tinggim

“Kendala JRA ini klise sejak dulu, kadang-kadang kan mereka (Pengelola arsip) itu kurang memperhatikan arsip. Manakala arsip sudah bercampur maka sudah tidak bisa membedakan. Akhirnya, arsip menumpuk. Padahal harusnya dibedakan arsip yang masih proses kerja dan arsip yang tidak menjadi proses kerja,” terangnya. (Rico)